Świadomość sytuacyjna: umiejętność, którą wykorzystasz w pracy i na co dzień

Świat VUCA i potrzeba podejmowania szybkich decyzji

Rzeczywistość, w której żyjemy, jest wyjątkowo zmienna, niepewna, złożona i niejednoznaczna. Określamy to skrótem VUCA (ang. volatility, uncertainty, complexity, ambiguity). Każda z tych cech wpływa na naszą codzienność. Zmienność oznacza nagłe i częste zmiany, niepewność budzi wątpliwości, złożoność utrudnia ocenę sytuacji, niejednoznaczność może prowadzić do błędnych interpretacji.

Aby nadążyć za wyzwaniami takiego świata, musimy ciągle się dostosowywać, a decyzje – także te ważne – podejmować szybko i trafnie, nierzadko opierając się na niepełnych informacjach. Stresujące okoliczności mogą poważnie ograniczyć naszą percepcję, zdolność do analizowania danych i ustalania priorytetów. Przez to jeszcze ciężej nam wziąć pod uwagę wszystkie czynniki wpływające na daną sytuację i wybrać odpowiednie rozwiązanie problemu. Pytanie brzmi: jak zachować balans między dokładnym rozważeniem różnych opcji a potrzebą natychmiastowej reakcji?

Z pomocą przychodzi świadomość sytuacyjna. Choć ten termin może kojarzyć się głównie ze służbami mundurowymi, coraz częściej wybrzmiewa w przestrzeni publicznej, również w kontekście życia codziennego i działalności biznesowej.

Świadomość sytuacyjna – co to takiego?

Pojęcie świadomości sytuacyjnej (ang. situational awareness, SA) w latach 90. formalnie zdefiniowała dr Mica R. Endsley – amerykańska inżynier oraz była główna naukowczyni Sił Powietrznych Stanów Zjednoczonych. Jej teoria opisuje trzy główne poziomy kształtowania się SA, z którymi wiążą się konkretne procesy poznawcze.

1. Percepcja – co się dzieje? Zbieramy zmysłami dane o otoczeniu, np. podczas jazdy samochodem widzimy, że światło sygnalizacji zmienia się na czerwone.
2. Zrozumienie – dlaczego się dzieje? Analizujemy zgromadzone informacje w oparciu o naszą wiedzę i doświadczenie, np. wiemy, że czerwone światło jest sygnałem do zatrzymania się.
3. Projekcja – co może się zdarzyć? Przewidujemy przyszłe wydarzenia lub zagrożenia, np. inni kierowcy mogą przegapić zmianę świateł i hamować w ostatniej chwili.

Czym zatem jest SA? Najprościej mówiąc:

Świadomością sytuacyjną nazywamy umiejętność postrzegania elementów otoczenia, rozumienia ich znaczenia i przewidywania, co może się wydarzyć w najbliższym czasie.

To podstawa zachowania bezpieczeństwa w zmieniających się warunkach, w czasie rzeczywistym. Pozwala nam wyobrazić sobie niekorzystne scenariusze, odpowiednio na nie zareagować, a w najlepszym wypadku w ogóle ich uniknąć. Na ogół wykorzystujemy ją instynktownie – nie tylko w sytuacjach kryzysowych, ale w wielu aspektach życia.

Wewnętrzny radar bezpieczeństwa

Świadomość sytuacyjna odgrywa ogromną rolę w zapewnieniu nam bezpieczeństwa, zarówno fizycznego, jak i cyfrowego. Dzięki niej zwracamy uwagę na nagłe zmiany w ruchu ulicznym, omijamy słabo oświetlone miejsca podczas wieczornej przechadzki i nie zbliżamy się do osób, które zachowują się podejrzanie lub agresywnie. W cyfrowym świecie SA, wspierana przez cyberhigienę, pozwala nam rozpoznać nietypowe logowanie czy phisingowy e-mail. W kontekście biznesowym świadomość sytuacyjna łączy się z zarządzaniem ryzykiem. Pomaga firmom błyskawicznie zareagować np. na włamanie do siedziby przedsiębiorstwa lub atak hakerski – i zminimalizować potencjalne szkody.

Być o krok do przodu

SA ułatwia nam również zachowanie większej elastyczności i utrzymywanie kontroli nad sytuacją. Wyobraźmy sobie, że spacerując, widzimy tłum ludzi, który zbiera się w jednym miejscu. To może oznaczać, że coś się dzieje: koncert, demonstracja lub inne wydarzenie. Dzięki świadomości sytuacyjnej przewidujemy, że niedługo możemy utknąć w tłumie lub korku, i zmieniamy trasę, aby oszczędzić czas. W biznesie świadomość sytuacyjna działa podobnie, ale na szerszą skalę. Przykładowo firma, zauważając opóźnienie w dostawie materiałów od dystrybutora, szybko nawiązuje kontakt z alternatywnym partnerem, zanim zrobi to konkurencja. Działając na podstawie obserwacji aktualnych wydarzeń, przedsiębiorstwo może uniknąć przestojów, utrzymać płynność operacyjną i wyprzedzić reakcje konkurentów.

Odciążenie i optymalizacja

Dzięki świadomości sytuacyjnej na bieżąco analizujemy otoczenie i wybieramy tylko te bodźce lub informacje, które rzeczywiście wpływają na nasze funkcjonowanie. To swego rodzaju „mentalny filtr”. Pozwala nam skoncentrować się na istotnych sprawach oraz ustalić priorytety, a przez to sprawniej zarządzać czasem i energią. Na przykład w dziale IT pracownicy codziennie odpowiadają na wiele zgłoszeń, od drobnych problemów technicznych po poważne awarie systemu. Rozwinięta SA, wspierana przez odpowiednie technologie, pomaga im ocenić, które z napływających ticketów wymagają natychmiastowej reakcji, a które mogą poczekać. Taka optymalizacja pracy minimalizuje przeciążenie informacyjne i zmniejsza stres.

Czytać między wierszami

Świadomość sytuacyjna to też sztuka wczesnego spostrzegania zewnętrznych sygnałów społecznych, takich jak zachowanie osób wokół nas. Dzięki niej stajemy się bardziej wyczuleni na niewerbalne oznaki emocji, zwłaszcza te, które mogą budzić niepokój. SA umożliwia lepsze zrozumienie kontekstu sytuacji, intencji osób oraz przewidywanie ich reakcji – na przykład zauważenie, że ktoś jest zirytowany i rozmowa z nim będzie wymagać innego podejścia. W pracy, podczas spotkania ze swoim działem, liderzy mogą łatwiej dostrzec zmiany w typowym zachowaniu pracowników. To z kolei pozwala im wychwycić pierwsze oznaki spadku motywacji, konfliktu czy wypalenia zawodowego, a potem podjąć odpowiednie kroki.

Dlaczego warto rozwijać świadomość sytuacyjną i co może ją wspierać?

Jak pokazują przykłady, SA nie jest umiejętnością zarezerwowaną tylko dla służb specjalnych i sytuacji kryzysowych. Każdy może się nią posługiwać, by czerpać szereg korzyści w życiu codziennym i biznesie. Brzmi prosto, a pewnie nie raz w trakcie lektury tego materiału w Twojej głowie pojawiło się wrażenie: „ja już to umiem”. Jednak ile razy zdarzyło nam się przegapić oczywisty sygnał z otoczenia, zareagować niewłaściwie albo z opóźnieniem? To może świadczyć o tym, że nasz poziom SA nie był adekwatny do sytuacji.

W świecie, w którym wpatrzeni w ekrany telefonów i rozproszeni nadmiarem bodźców, nieświadomie ograniczamy swoją zdolność do dostrzegania istotnych informacji, problem staje się coraz bardziej palący.

Nieprawidłowe zachowanie w danej sytuacji, które wynika z niewystarczającej SA, to jedna z głównych przyczyn wypadków przypisywanych błędom ludzkim.

• Wstępne dane GUS wskazują, że w 1 półroczu 2024 r. nieprawidłowe zachowanie się pracownika było przyczyną 42% wszystkich wypadków przy pracy.
• Z raportu Komendy Głównej Policji Wypadki drogowe w Polsce w 2023 r. wynika, że prawie 95% wypadków spowodowanych przez kierowców wynikało z niewłaściwych zachowań, m.in. nieustąpienia pierwszeństwa, niedostosowania prędkości do warunków ruchu, nieprawidłowych manewrów.
• SKYbrary podaje, że około 85% raportów z wypadków lotniczych zawiera wzmiankę o utracie świadomości sytuacyjnej.
• Według Verizon Mobile Security Index 2022, 54% naruszeń cyberbezpieczeństwa powodują nieumyślne działania pracowników, z czego aż 96% niesie ze sobą poważne konsekwencje biznesowe.

Kiedy nie jesteśmy w stanie wyłapać sygnałów ostrzegawczych, narażamy nasze bezpieczeństwo i efektywność. Często też mylnie zakładamy, że brak zagrożeń to stan naturalny. Tymczasem bez regularnej praktyki osłabiamy naszą zdolność do spostrzegania i zrozumienia. To sprawia, że w sytuacjach kryzysowych łatwo się pogubić.

Czy da się coś z tym zrobić? Oczywiście.

W biznesie SA staje się coraz bardziej potrzebna, także ze względu na rosnącą liczbę zagrożeń cybernetycznych. Wspierają ją wtedy nowoczesne systemy i narzędzia, które służą do zarządzania bezpieczeństwem IT i analizowania wzorców, w tym monitorowania i wykrywania potencjalnych zagrożeń albo nietypowych aktywności. Tego typu technologie dostarczają ich użytkownikom bieżące informacje i ostrzeżenia, pomagając w podejmowaniu świadomych decyzji.

Świadomość sytuacyjną, tak jak inne umiejętności, można również ćwiczyć i rozwijać na własny użytek. W dodatku nie potrzeba żadnego specjalistycznego sprzętu ani konkretnych okoliczności.

„Wiedza tajemna” wojskowych – kod kolorów Coopera

Jednym ze sposobów na poprawę SA jest ustalenie punktu odniesienia: określenie stanu, w którym obecnie znajduje się Twój umysł. Często używa się przy tym kodu kolorów Coopera (ang. Cooper Color Code). Opracował go Jeff Cooper, żołnierz piechoty morskiej Stanów Zjednoczonych, z myślą o wojsku.

Obecnie stosują go także sektory niemilitarne oraz wszyscy, którzy chcą zwiększyć swoje bezpieczeństwo osobiste. Możesz wykorzystać tę popularną technikę do ćwiczenia umysłu, aby działał na różnych poziomach świadomości/czujności, oznaczonych umownie kolorami.

Kolor	Biały	Żółty	Pomarańczowy	Czerwony
Stan świadomości	Całkowita nieświadomość	Zrelaksowana świadomość	Skupiona świadomość	Gotowość do działania
Co oznacza?	Zrelaksowanie, nie zwracanie uwagi na otoczenie, brak przygotowania i podatność na potencjalne zagrożenia.	Świadomość otoczenia i gotowość do wykrycia zagrożenia, ale bez uczucia paniki lub nadmiernego stresu.	Wykrycie zagrożenia, obserwowanie rozwoju sytuacji i przewidywanie skutków, rozważanie możliwych reakcji.	Po wykryciu zagrożenia; adekwatna reakcja, pełne skupienie na zagrożeniu albo sytuacji kryzysowej.
W jakiej sytuacji / miejscu jest właściwy?	Wyłącznie w bezpiecznej przestrzeni (np. domu).	Najlepszy na co dzień, zwłaszcza poza domem, w publicznym lub nieznanym miejscu.	Gdy zauważysz podejrzane zachowanie lub nietypową sytuację.	Przejdź na niego tylko w sytuacji bezpośredniego zagrożenia.

Umiejętność płynnego przechodzenia między opisanymi stanami i rozpoznawania, który z nich jest adekwatny do sytuacji, pozwoli Ci lepiej reagować na niespodziewane wydarzenia. Dzięki temu ograniczysz również niepotrzebny stres, zachowasz spokój oraz równowagę.

Praktyczne wskazówki: jak jeszcze rozwijać świadomość sytuacyjną?

Rozwijanie SA to rozbudowany proces, niezbędny szczególnie w służbach mundurowych, gdzie prowadzi się z niego specjalistyczne szkolenia. Jest to bardzo szeroki temat – natomiast w życiu codziennym możesz stosować kilka prostych technik:

• Ćwicz uważność w różnych codziennych sytuacjach. Podczas np. spaceru świadomie angażuj zmysły w odbiór otoczenia i ograniczaj rozpraszacze (korzystanie ze smartfona, słuchanie muzyki na słuchawkach itd.).
• Zapamiętuj informacje o otoczeniu. W nieznanym miejscu zwracaj uwagę na jego elementy, zwłaszcza drogi ewakuacji, odległości od istotnych obiektów czy potencjalne przeszkody.
• Zaobserwuj normy dla danego miejsca lub sytuacji. Na bieżąco porównuj z nimi elementy otoczenia i zachowania ludzi, by szybciej wychwycić zmiany lub odstępstwa.
• Dbaj o odpoczynek. Regeneracja pozwoli Ci utrzymać odpowiedni poziom koncentracji i uważności, a także ograniczy bezrefleksyjne, ryzykowne działania „na autopilocie”.
• Ufaj intuicji. Wycofuj się w sytuacjach, które budzą Twój niepokój, nawet jeśli nie widzisz bezpośredniego zagrożenia.

---

Podsumowanie

Świadomość sytuacyjna to cenna umiejętność. Pozwala na bieżąco dostosowywać się do zmian i działać efektywnie w zmieniających się lub trudnych warunkach. Choć nie gwarantuje automatycznie podejmowania trafnych decyzji, wspiera rozpoznawanie istotnych sygnałów, ocenę sytuacji czy przewidywanie możliwych scenariuszy.

Warto zastanowić się, jak często świadomie analizujemy wydarzenia rozgrywające się obok nas – nie zapominając o cyberprzestrzeni. Czy świadomie zwracamy uwagę na aspekty takie jak zabezpieczenia systemów, logowania czy działania użytkowników? Czy mamy wystarczającą kontrolę nad tym, co się dzieje na służbowych urządzeniach i w sieci firmowej? A może jednak coś nam umyka, a konsekwencje dostrzeżemy dopiero później?

W końcu to, jak dobrze „orientujemy się” w otoczeniu, wpływa nie tylko nasze (cyber)bezpieczeństwo, ale też sukcesy zawodowe i jakość życia.