Technologie rozwijają się błyskawicznie, a urządzenia mobilne i aplikacje stały się standardem w biznesie. Firmy, by nadążyć za tymi zmianami, muszą znaleźć skuteczny sposób na zarządzanie mobilnością: kontrolować rosnącą flotę sprzętu, zapewniać bezpieczeństwo danych służbowych i zwiększać efektywność pracy zespołów.
W tych poszukiwaniach każdy administrator prędzej czy później trafi na pięć akronimów – BYOD, CYOD, COPE, COBO, COSU – oznaczających różne strategie zarządzania, jakie firma może przyjąć. Wiemy, że definicje dostępne w sieci często komplikują sprawę. Dlatego wyjaśniamy co i jak, a także wskazujemy, dlaczego system Mobile Device Management jest niezbędny do wdrożenia każdej z omawianych strategii.
Akronimy związane z zarządzaniem urządzeniami mobilnymi – co oznaczają?
BYOD, CYOD, COPE, COBO i COSU opisują konkretne polityki stosowane wobec urządzeń mobilnych używanych do pracy. Nazywamy je też modelami zarządzania mobilnością organizacji. Ich najprostszy podział opiera się na tym, do kogo należy urządzenie.
Wyróżniamy więc politykę stosowaną wobec urządzeń prywatnych:
- BYOD – Bring Your Own Device – przynieś swoje własne urządzenie;
i polityki stosowane wobec sprzętu firmowego (COD – Company Own Devices):
- CYOD – Choose Your Own Device – wybierz swoje urządzenie;
- COPE – Corporate Owned, Personally Enabled – własność firmy, udostępniona do użytku prywatnego;
- COBO – Corporate Owned, Business Only – własność firmy, tylko do użytku biznesowego;
- COSU – Corporate Owned, Single Use – własność firmy, ograniczona do realizacji określonego celu biznesowego.
Jak intepretować modele zarządzania mobilnością?
Z reguły to właściciel urządzenia ponosi koszt jego zakupu i utrzymania. Może również zdecydować, jaki sprzęt kupić. Wyjątkiem jest model CYOD, w którym pracownik wybiera preferowane urządzenie z listy zdefiniowanej przez firmę.
Z własnością urządzenia ściśle łączy się własność numeru telefonu i karty SIM. W związku z tym to właściciel sprzętu płaci za usługi telekomunikacyjne.
Równie istotną kwestią jest własność danych przetwarzanych na urządzeniu, związana z charakterem jego wykorzystania. Modele BYOD, CYOD oraz COPE umożliwiają jednoczesne używanie sprzętu do celów prywatnych i biznesowych. Rodzi to jednak wiele obaw związanych z zabezpieczeniem danych, zarządzaniem nimi czy przenikaniem się stref służbowej i prywatnej.
| BYOD | CYOD | COPE | COBO | COSU | |
|---|---|---|---|---|---|
| Właściciel urządzenia | pracownik | firma | firma | firma | firma |
| Utrzymanie | pracownik | firma | firma | firma | firma |
| Właściciel nr tel. | pracownik | firma | firma | firma | firma |
| Opłacanie rachunków | pracownik | firma | firma | firma | firma |
| Właściciel danych | pracownik + firma | pracownik + firma | pracownik + firma | firma | firma |
| Użytek | prywatny + biznesowy | prywatny + biznesowy | prywatny + biznesowy | biznesowy | biznesowy |
| Wymagany system MDM | tak | tak | tak | tak | tak |
Jak stworzyć lub wybrać własną politykę zarządzania urządzeniami?
Wspomniane modele są wyłącznie wskazówką, a nie sztywnymi ramami, w które trzeba się wpasować. Tworząc lub wybierając politykę zarządzania mobilnością, warto zacząć od potrzeb i ustaleń w pięciu najważniejszych obszarach:
- Urządzenie: kto je wybiera, kto płaci za jego zakup, kto jest jego właścicielem, kto odpowiada za jego utrzymanie, kto jest właścicielem danych na nim zawartych i jaki charakter wykorzystania sprzętu przewidujemy.
- Usługi: kto jest właścicielem numeru karty SIM, kto opłaca bieżące rachunki za korzystanie z usług telekomunikacyjnych – w tym też roamingu, wynikającego np. z podróży służbowych.
- Zarządzanie i wsparcie: kto zarządza urządzeniem i kto odpowiada za wsparcie techniczne.
- Integracja i aplikacje: jaki poziom integracji ze środowiskiem firmowym jest wymagany do zachowania odpowiedniego workflow. Każda szersza integracja, poza podstawowymi narzędziami typu poczta czy komunikatory, wymaga większych nakładów pracy przy jej wdrożeniu oraz zarządzaniu nią.
- Oczekiwania vs. rzeczywistość: jaki dział zajmie się wdrożeniem i obsługą stworzonej polityki, czy czas potrzebny na jej realizację zmieści się w czasie pracy obecnych pracowników, czy posiadamy odpowiednie narzędzia/systemy do zarządzania.
Czy da się spełnić wszystkie oczekiwania?
W organizacjach o bardziej rozbudowanej strukturze trudno znaleźć uniwersalne rozwiązanie, dlatego warto zachować balans między wymaganym poziomem kontroli a elastycznością wdrożenia danej polityki.
Największy poziom kontroli nad sprzętem i danymi zapewniają modele COBO i COSU, nieco mniejszy COPE i CYOD, a na samym końcu BYOD. Natomiast najbardziej elastyczny i najszybszy do wdrożenia jest model BYOD – ponieważ pracownicy już posiadają urządzenia, którymi będą się mogli posługiwać w ramach operacji biznesowych.
Warto pamiętać, że nie trzeba ograniczać się do jednego modelu: w zależności od działu, urządzenia czy obszaru działań mogą obowiązywać różne polityki.
Stworzenie konkretnych zasad pozwala świadomie chronić organizację i pracowników. Jednak nawet najlepiej opracowana polityka nie sprawdzi się bez odpowiedniego narzędzia, które pozwoli na skuteczne egzekwowanie ustalonych reguł.
System MDM – dlaczego to klucz do wdrożenia polityk zarządzania urządzeniami?
Aby móc wdrożyć w firmie każdy z opisywanych modeli, należy skorzystać z rozwiązania klasy MDM (Mobile Device Management). To oprogramowanie przeznaczone dla administratorów IT, dzięki któremu mogą oni zdalnie:
- zarządzać urządzeniami – konfigurować je, monitorować ich stan, nadzorować cykl życia oraz narzucać ustalone przez firmę zasady korzystania ze sprzętu,
- kontrolować aplikacje – instalować i aktualizować je, nadawać im uprawnienia oraz usuwać nieautoryzowane oprogramowanie,
- chronić dane – wdrażać mechanizmy szyfrowania, rozdzielać dane prywatne i służbowe w ramach osobnych profili na jednym urządzeniu, a także reagować na incydenty bezpieczeństwa (np. kasując wszystkie poufne informacje),
- zapewniać wsparcie IT – diagnozować i rozwiązywać problemy użytkowników z dowolnego miejsca.
Sprawdź, co potrafi jedyny polski system MDM.
System MDM jest niezbędny do zapewnienia bezpiecznego i zgodnego z założeniami firmy zarządzania urządzeniami w ramach opisanych modeli. Wspiera korzystanie z tego samego sprzętu do celów osobistych i zawodowych (BYOD, COPE), pozwala ograniczyć funkcje urządzenia do realizacji jednego celu biznesowego (COSU, Kiosk) czy wyeliminować możliwość użytku prywatnego (COBO).
Bez MDM organizacja nie jest w stanie w pełni zrealizować celów tych polityk, nie narażając się na ryzyko braku kontroli nad należącymi do niej urządzeniami, naruszenia firmowych zasad bezpieczeństwa i wycieku danych służbowych.
Skuteczna polityka zarządzania mobilnością – wyzwanie, które warto podjąć
Zarządzanie urządzeniami mobilnymi w firmie nie musi być nadmiernie skomplikowane ani stresujące. Klucz do sukcesu tkwi w jasnym określeniu potrzeb i dobrze przemyślanej strategii – ale aby jej założenia stały się rzeczywistością, konieczne jest wsparcie technologii. Nie warto pozostawiać tych kwestii przypadkowi. Inwestycja w narzędzie, jakim jest system Mobile Device Management zaprocentuje większym bezpieczeństwem, zachowaniem zgodności z regulacjami prawnymi, lepszą organizacją i sprawniejszym funkcjonowaniem całej firmy.