ROI z MDM – jak obliczyć korzyści wdrożenia Mobile Device Management

Zawsze gdy w firmie pojawia się pomysł wdrożenia nowego rozwiązania IT, padają pytania: „A ile to będzie kosztować?” oraz „Ile na tym zarobimy?”. Takie podejście oczywiście ma sens, ponieważ – czysto biznesowo – każda złotówka wydana na projekty IT powinna się zwrócić. Nie inaczej jest w przypadku systemu Mobile Device Management. W tym artykule pokażemy, jak przełożyć wdrożenie MDM na korzyści finansowe i obliczyć ROI dla całej inwestycji.

Czym jest ROI w kontekście rozwiązań IT?

ROI (Return on Investment) to wskaźnik, który pokazuje opłacalność danej inwestycji. W przypadku projektów IT porównuje on koszty wdrożenia i utrzymania danego rozwiązania z korzyściami finansowymi, jakie ono przynosi. Wzór jest prosty:

Dla kogo ROI z MDM jest ważne i dlaczego?

W kontekście MDM ROI jest ważne dla kilku szczebli w firmie, z różnych powodów:

• Dla administratorów i kierowników w dziale IT ROI będzie mocnym wsparciem argumentacji w rozmowach z zarządem i może pomóc wywalczyć budżet na wdrożenie systemu.
• Dla CTO znajomość nawet przybliżonego ROI pozwala ocenić, czy nowy system pasuje do długoterminowej strategii rozwoju technologicznego firmy, czy będzie skalowalny w przyszłości i czy zintegruje się z rozwiązaniami, które już są obecne w organizacji. Problemy z integracją lub ograniczona skalowalność mogą zwiększyć koszty przedsięwzięcia.
• Dla CEO ROI daje odpowiedź, czy MDM zwiększy zyski firmy dzięki redukcji kosztów operacyjnych oraz czy zmniejszy ryzyko biznesowe, związane choćby z potencjalnymi wyciekami danych albo karami za brak zgodności z regulacjami (np. RODO, dyrektywa NIS2).

Aby obliczyć ROI z wdrożenia MDM, najpierw musimy ustalić, gdzie kryją się korzyści z takiej inwestycji i jakie będą wydatki. Zacznijmy od tych pierwszych.

Finansowe korzyści z wdrożenia MDM

Niektóre benefity da się bardzo łatwo przeliczyć na konkretne kwoty.

Ograniczenie czasu pracy przy wdrożeniu urządzeń

Wyobraźmy sobie, że administrator ma przygotować do pracy 50 nowych smartfonów dla pracowników terenowych. Bez MDM musiałby ręcznie zalogować się do każdego urządzenia, zainstalować niezbędne aplikacje jedna po drugiej, skonfigurować konta firmowe i ustawić polityki bezpieczeństwa… Na każdy telefon trzeba byłoby poświęcić przynajmniej 30-45 minut.

Z MDM wszystko to można zrobić z poziomu jednej konsoli, zdalnie i zanim w ogóle telefon zostanie wyjęty z pudełka – w ten sposób całą flotę da się przygotować w trzy-cztery godziny.

Przyjmijmy teraz, że specjalista w średniej wielkości firmie zarabia 80 zł za godzinę. Konfiguracja 50 nowych urządzeń ręcznie zajmie mu 30 roboczogodzin, z pomocą MDM-u – 4 godziny. W takim scenariuszu firma zaoszczędzi ok. 2 tysięcy w kosztach osobowych, a sam administrator zyska mnóstwo czasu na inne zadania.

Wsparcie na odległość – bez kosztów podróży

Jako kolejny przykład weźmy firmę logistyczną, z centralą w Warszawie i kilkoma magazynami na terenie całej Polski. W jednym z nich pojawił się problem z tabletami do monitorowania stanów magazynowych: urządzenia zaczęły działać wolniej niż zwykle i co chwilę się zawieszają.

Administrator na co dzień pracuje z centrali. Jeśli awaria jest poważna i dotyczy sprzętu na całym magazynie, bardzo możliwe, że specjalista musiałby udać się na miejsce, aby rozwiązać sytuację. Pojawiają się więc koszty wyjazdu (kilkaset złotych) i straconego dnia pracy. Natomiast z MDM admin może zdalnie połączyć się z każdym urządzeniem i przejąć kontrolę nad jego pulpitem. Wszystkie wspomniane koszty odpadają.

Kontrola nad pakietami danych

O tym często się nie myśli, ale jeżeli firma płaci za pakiety danych dla służbowych telefonów, może łatwo stracić kontrolę nad ich zużyciem – zwłaszcza gdy pracownicy korzystają z danych komórkowych, a nie z WiFi. W zagranicznej trasie mogą na przykład… streamować muzykę, co czasem kończy się niemiłą niespodzianką w postaci dodatkowych opłat na rachunku za internet mobilny.

MDM rozwiązuje ten problem, pozwalając całkowicie wyłączyć transmisję danych mobilnych w roamingu, zablokować użytkownikowi możliwość zmiany limitów lub wymusić instalację aplikacji tylko przez WiFi.

Niematerialne korzyści z wdrożenia MDM

Oprócz tego mamy jeszcze korzyści, których nie da się wycenić jeden do jednego (choć można spróbować!), ale które mają ogromny wpływ na bezpieczeństwo i efektywność całej organizacji.

Wyższy poziom cyberbezpieczeństwa

Na pierwszym miejscu bezpieczeństwo, czyli główny argument „za” systemami typu Mobile Device Management. Nowoczesne platformy MDM z mechanizmami MTP (Mobile Threat Prevention) pozwalają monitorować stan wszystkich urządzeń mobilnych podpiętych w konsoli – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu – i, co najważniejsze, automatycznie reagują na wykryte incydenty.

Dzięki MDM firma może również egzekwować polityki bezpieczeństwa na swoich urządzeniach: np. wymusić na użytkowniku stosowanie silnych haseł, włączyć szyfrowanie danych oraz automatyczne aktualizacje OS albo zablokować możliwość instalowania innych aplikacji niż te, które są naprawdę potrzebne do pracy i pochodzą z zaufanych źródeł.

Dlaczego to takie ważne? Według raportu Cost of a Data Breach 2025 opublikowanego przez IBM, średni koszt, jaki muszą ponieść firmy przy wycieku danych, wyniósł w ubiegłym roku 4,4 miliony dolarów, czyli niecałe 16 milionów złotych.

Oczywiście nie każda firma jest narażona na tak poważne wycieki, ale nawet „mniejszy” incydent wynikający z tego, że ktoś zhakował firmowe konto poprzez słabo chroniony smartfon pracownika, może kosztować dziesiątki tysięcy – bo trzeba w to wliczyć koszt naprawy szkód wyrządzonych w infrastrukturze czy potencjalne kary od UODO. Samo to, że wdrożenie MDM ułatwia utrzymanie bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami (krajowymi i unijnymi) jest już ogromną korzyścią niematerialną.

Zabezpieczenie na wypadek fizycznej utraty bądź kradzieży sprzętu

Firma McAfee przeprowadziła ciekawe badanie, w którym wyliczyła, że co roku – przypadkiem lub na skutek kradzieży – ginie co dwudziesty służbowy smartfon. Czy to dużo? Tak, biorąc pod uwagę, że każda taka sytuacja wiąże się z ryzykiem wycieku danych. Pamiętajmy też, że dobry sprzęt to spory wydatek: smartfon z górnej półki kosztuje 2-3 tysiące złotych, a nowy MacBook przynajmniej dwa razy tyle.

W sytuacji utraty sprzętu MDM pozwoli zlokalizować urządzenie i, być może, je odzyskać. A jeśli nie będzie na to szans, admin może je zdalnie wyczyścić, aby firmowe dane na pewno nie wpadły w niepowołane ręce.

Zwiększona produktywność pracowników i urządzeń

Wdrożenie MDM w wielu firmach przekłada się na to, że pracownicy… pracują wydajniej. Jest ku temu prosty powód: nie muszą poświęcać czasu na samodzielne aktualizowanie aplikacji, konfigurowanie służbowych narzędzi i ustawień. Jeśli napotkają jakikolwiek problem techniczny z urządzeniem – dział IT może naprawić usterkę zdalnie, w kilka minut.

Analiza kosztów inwestycji we wdrożenie MDM

Przejdźmy teraz na drugą stronę naszego „rachunku zysków i strat”, czyli do analizy kosztów.

Zakup licencji MDM

Głównym wydatkiem będzie oczywiście licencja – w takim modelu rozlicza się teraz zdecydowana większość dostawców rozwiązań MDM, niezależnie, czy system jest hostowany w chmurze, czy dostępny on-premise.

Koszt takiej licencji typowo mieści się w przedziale 3-9 dolarów (czyli ok. 12-35 złotych) miesięcznie za jedno urządzenie.

Jeżeli więc sama licencja na urządzenie kosztuje 16 złotych, a firma posiada takich urządzeń 50, w skali roku oznacza to wydatek rzędu 9600 złotych.

Wdrożenie i konfiguracja

Zakup licencji to nie wszystko – ktoś musi przecież system uruchomić i skonfigurować go pod potrzeby organizacji. Większość dostawców oferuje wsparcie techniczne na start: albo za dodatkową opłatą, albo już w cenie licencji. Mimo to i tak w koszty trzeba wliczyć czas wdrożenia, czyli de facto czas pracy specjalistów IT.

Szkolenia dla pracowników

Kolejna kwestia to koszty szkoleń. Na wdrożenie nowego systemu powinni być gotowi nie tylko administratorzy, lecz także pracownicy, którzy będą na co dzień korzystać ze sprzętu zarządzanego przez MDM. Muszą przecież wiedzieć, dlaczego na ich smartfonach pojawiają się nowe zasady i jak z nimi żyć.

W pierwszej kolejności należy przeszkolić samych adminów – na szczęście dostawcy rozwiązań MDM z reguły oferują takie szkolenia. Koszty najczęściej zamykają się w kilku tysiącach złotych od osoby. Jeśli chodzi o resztę pracowników, z naszego doświadczenia firmy same organizują dla nich szkolenia wewnętrzne.

Jak obliczyć ROI z wdrożenia MDM?

Mamy koszty i potencjalne korzyści. Aby obliczyć ROI z wdrożenia MDM, wystarczy je zsumować i podstawić do wzoru – przypomnijmy go:

Co ważne, realną wartość ROI da się określić dopiero po roku, czasem nawet dwóch, od wdrożenia. Wtedy firma ma już konkretne dane o tym, o ile np. udało się zredukować czas pracy administratorów albo ilu potencjalnym zagrożeniom udało się zapobiec. Przez pierwszy rok możemy mówić tylko o szacunkach, ale nawet te okazują cenne, choćby po to, aby pokazać potencjał wdrożenia MDM zarządowi.

Jaki jest okres zwrotu z inwestycji w MDM?

Większość firm wychodzi na zero z inwestycji w MDM już w ciągu 1,5-2 lat. Im większa organizacja, tym okres zwrotu powinien być krótszy, ponieważ oszczędności skalują się w tym przypadku o wiele szybciej niż koszty – przy większej liczbie urządzeń zwykle rośnie tylko cena licencji na oprogramowanie.

Jakie oszczędności może przynieść wdrożenie MDM w większej firmie? – praktyczny przykład

Przyjmijmy, że pewna firma dysponuje 500 urządzeniami mobilnymi. Jak mógłby wyglądać rachunek za wdrożenie i utrzymanie systemu MDM w pierwszym roku?

• Licencja: 96 tys. zł (przy cenie 16 zł miesięcznie za urządzenie).
• Wdrożenie, które obejmuje m.in. konfigurację nowego systemu, migrację danych i integrację platformy z innymi narzędziami firmy: 50-60 tys. zł (w modelu on-premise trzeba doliczyć jeszcze koszty całej infrastruktury).
• Organizacja szkoleń dla kilku administratorów: 15 tys. zł.

Razem wychodzi ok. 170 tysięcy złotych. W kolejnych latach odpadają wydatki na wdrożenie i szkolenia, pozostaje opłacać licencję – więc koszty oprogramowania powinny spaść do ok. 100 tysięcy.

A teraz poszukajmy oszczędności.

• Załóżmy, że na ręczną konfigurację całej mobilnej floty administrator musiałby poświęcić 200 godzin. Z pomocą MDM większość rzeczy jest w stanie zrobić automatycznie, dzięki czemu całkowity czas pracy skraca się do 15 godzin. Przy stawce 80 zł/h firma zaoszczędzi 14,8 tys. zł kosztów osobowych w skali roku.
• Ponieważ z MDM większość problemów z urządzeniami można rozwiązać zdalnie, w ciągu roku firma może zaoszczędzić nawet 10-15 tys. zł na “wyjazdach serwisowych”.
• Organizacja płaci średnio 50 zł miesięcznie za pakiet internetu dla każdego urządzenia. Przyjmijmy, że dzięki kontroli zużycia danych uda się obniżyć koszty choćby o 10% – w skali roku, dla 500 urządzeń, oznaczałoby to oszczędność rzędu 30 tys. zł.
• Załóżmy też, że każdy z 500 pracowników w ciągu roku spędza 2 godziny mniej na rozwiązywaniu problemów ze swoim sprzętem. Jeśli średnia stawka to 40 zł/h, koszty przestojów w pracy spadają o 40 tys. zł.
• Do tego dodajmy jeszcze wszystkie zgubione smartfony i tablety, które dzięki śledzeniu lokalizacji uda się odnaleźć – jeśli będzie ich dziesięć, a średni koszt zakupu nowego sprzętu to trzy tysiące złotych, firma zaoszczędzi kolejne 30 tys. zł.

To wszystko daje niecałe 125 tysięcy złotych, a przecież nie uwzględniliśmy najważniejszego – tego, co firma może zaoszczędzić na wyciekach danych i innych incydentach z udziałem urządzeń mobilnych, których udało się dzięki MDM-owi uniknąć.

W 2022 roku słowacka firma ESET – znany dostawca oprogramowania antywirusowego – przebadała m.in. polskie przedsiębiorstwa pod kątem tego, jak często doświadczają incydentów związanych z cyberbezpieczeństwem i jaki jest przeciętny koszt takiego cyberataku. Co się okazało?

Każdego roku z atakami mierzy się 59% polskich firm (i to nie tylko dużych, mówimy też o sektorze MŚP!). Średni koszt całkowity takiego incydentu – wynikający z przestojów w działalności, utraty klientów oraz kar finansowych – wynosi ponad milion złotych.

Jeżeli dzięki wdrożeniu systemu MDM firmie uda się uniknąć choćby jednego wycieku w ciągu kilku lat, inwestycja zwróci się automatycznie i to z dużą nawiązką.

Jakie jeszcze wskaźniki oprócz ROI warto śledzić?

Wspomnieliśmy, że nie wszystkie korzyści z wdrożenia MDM da się bezpośrednio przeliczyć na złotówki. Dlatego poza ROI warto monitorować też inne wskaźniki, które pokażą, czy usprawnienie procesów biznesowych z pomocą nowego systemu faktycznie przynosi rezultaty.

Co warto śledzić:

• średni czas wdrożenia i konfiguracji nowego urządzenia mobilnego,
• liczbę zgłoszeń do działu IT związanych ze sprzętem oraz czas, jaki specjaliści poświęcają na ich obsługę,
• koszt pakietów danych mobilnych,
• liczbę utraconych i nieodzyskanych urządzeń,
• liczbę wykrytych naruszeń bezpieczeństwa.

Jeśli już nawet po kilku miesiącach od wdrożenia MDM widać zmiany w tych wskaźnikach względem okresu czasu poprzedzającego wdrożenie – to znaczy, że mamy efekty!

FAQ: najczęściej zadawane pytania o ROI z MDM

---